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人們往往用“事半功倍”和“事倍功半”來形容一個(gè)人辦事效率的高低。 為什么有的人每天拼命學(xué)習(xí)，而有的人該學(xué)的時(shí)候?qū)W，該玩的時(shí)候照樣玩？為什么有的人總有干不完的活，加不完的班，卻沒什么進(jìn)步？ 當(dāng)人們想方設(shè)法利用自己的時(shí)間，提高工作效率時(shí)，往往容易走向下面的幾種常見錯(cuò)誤： 1、承擔(dān)的太多 雖然你能夠通過提高自己的效率和能力，來承擔(dān)更多的工作，但是不要做的太過頭。你做的太多，會(huì)造成很大的壓力并且會(huì)降低你的工作效率。 當(dāng)你覺得自己承擔(dān)的事情過多的時(shí)候，你至少可以做下面的 3 件事情來幫你保持工作效率： 學(xué)會(huì)說“不” 給自己設(shè)置底線和限定。如果你不這樣做，那么其他人可能會(huì)覺得既然你還有時(shí)間和精力，那么就會(huì)繼續(xù)把更多的活交給你干。 尋找別人的幫助 就像學(xué)會(huì)去說“不”一樣，尋求別人的幫助也是很難的。但是，如果你快要被繁重的工作埋住的時(shí)候，這還是有必要的。 80/20原則 也許你并不需要所有的事情都全力去做。利用80/20原則找到你認(rèn)為最重要的那些工作，在這些工作上花費(fèi)相對(duì)多的時(shí)間。相反，在其他相對(duì)不是很重要的工作上花費(fèi)相對(duì)少一點(diǎn)的時(shí)間。就像你整理櫥柜一樣，當(dāng)你整理完的時(shí)候，你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)多出來很大的空間。 2、做事之前不計(jì)劃或欠考慮 如果在做事之前不計(jì)劃，那么你將需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力來完成它。相反，如果花一些時(shí)間來計(jì)劃一下，通過Email 、電話詢問和確認(rèn)你做的事情。這樣可以節(jié)省很多時(shí)間，也可以避免返工，同時(shí)會(huì)讓你對(duì)事情的進(jìn)展做到心中有數(shù)。 你可以準(zhǔn)備一張紙或者在電腦里新建一個(gè)文檔，然后開始考慮你將要著手去做的事情。如果有必要的話，上網(wǎng)或者看書來查找資料，或者請(qǐng)教周圍做過類似事情的同事，試著找出影響事情進(jìn)度的“絆腳石”。 3、使用太過復(fù)雜的時(shí)間管理工具 使用時(shí)間管理工具可以幫助你更好地規(guī)劃和利用時(shí)間，從而提高工作效率。但是如果你的時(shí)間管理工具太過復(fù)雜，以至于你還得花費(fèi)額外的時(shí)間來維護(hù)你的時(shí)間管理系統(tǒng)。那么還是推薦你盡量使用簡(jiǎn)單的時(shí)間管理工具，不要特別在意時(shí)間管理工具的功能是不是很強(qiáng)大，夠用就行。對(duì)于一般人來說，可能只用一個(gè)To-Do List 就足夠了。 4、看起來很忙卻沒有效率 這說明你沒有把你的工作按照優(yōu)先級(jí)和緊急程度規(guī)劃好。 如果你花費(fèi)了很多的時(shí)間和精力在并不重要的事情上時(shí)，你當(dāng)然會(huì)覺得自己在瞎忙。 不過，有時(shí)候你還是不得不去做一些無聊、重復(fù)性的工作。這時(shí)，你可以試著將它們集中起來，一起做完。這樣一來，處理單個(gè)事情的效率就提高了，同時(shí)也為更重要的工作節(jié)省下了時(shí)間。 5、同時(shí)做多件事情卻沒有效率 對(duì)有的人來說， 同時(shí)做多件事情（Multitasking）確實(shí)能夠提高工作效率。 不過，人與人是不一樣的。如果同時(shí)做多件事情，到最后完成的少，本來應(yīng)該完成的事情卻耽誤了，而且讓自己更有壓力的話，還是試一下同時(shí)只做一件事情（Singletasking）吧。把精力放在當(dāng)前做的事情上，一直堅(jiān)持做完。開始的時(shí)候可能會(huì)有點(diǎn)困難，但是多做幾次，你就會(huì)很容易熟練使用它，而且事情也會(huì)更高效地完成。 在你同時(shí)只做一件事情時(shí)，最重要的是有一個(gè)安靜、專心的環(huán)境，不要被其他零碎的小事打斷你當(dāng)前的工作。例如，你可以整理一下辦公桌，避免因?yàn)閬y糟糟的環(huán)境 響你的辦事效率。同時(shí)，其他零碎的小事，可以集中起來，一起完成。 6、不勤于記錄 永遠(yuǎn)不要相信你的記憶力超乎常人，下面是幾個(gè)讓你養(yǎng)成做記錄習(xí)慣的理由： 1）要將你的想法和點(diǎn)子記錄下來，以防忘記。如果你不記下來，你將會(huì)失去很多重要的想法。 2）果你把想法記錄下來，你可以方便地用你記錄下來的想法為基礎(chǔ)，來分析考慮其他事情。這樣比直接借助你大腦中的記憶來分析是不是更輕松一些。而且你也會(huì)對(duì)你思考的事情看得更清楚。 3）上述“看起來很忙卻沒有效率”，那么你可以用一張便條紙或者用屏幕保護(hù)來提醒自己該做什么事情，什么事情是重要的。 7、不注意休息 機(jī)器用一段時(shí)間還需要休息，何況是人呢。如果你累了，就應(yīng)該休息，否則你的工作效率肯定會(huì)降低。與其把時(shí)間浪費(fèi)在低下的工作效率上，還不如抽幾分鐘出來散散步，吃點(diǎn)東西，或者讓自己稍微休息一下。如何平衡工作和休息 ，需要自己實(shí)際中去感受。 |
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